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标题 海尔供应链管理最后百米冲刺短信“触线

时间 2005-01-01

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海尔供应链管理最后百米冲刺短信“触线” 

本报记者 徐继业 青岛报道 (摘自《21世纪经济报道》)

从2月到4月,青岛海尔集团商流部下属的全国数十家工贸公司又掀起一场静悄悄的管理变革。经过近两个月的试点、推广,海尔在每一笔订单生产完成的第一时间,将把产品出厂信息通过短信的方式传递给一线2000多名相关工贸公司业务人员,进而由这些业务人员协助当地客户同步做好订单接收工作。“这是海尔解决订单交付迟延、实现零库存至关重要的一环。”海尔集团副总裁、商流推进本部本部长周云杰日前在青岛接受记者的采访时说。

周云杰表示,采用短信之前,海尔从产品出厂到客户仓库所需的时间约为7天;而采用短信之后,这个过程压缩了一倍,仅需要3到4天。这不仅意味着更少的库存成本和更快的资金周转速度,更意味着企业有着更为快速的订单反应速度;如果说前者对公司财务方面意义重大,后者在市场营销方面有时对企业就是生死存亡的影响了。

如果将以订单为中心的供应链管理看作一场中长距离的公里赛跑,那么订单的交付无疑是这场赛跑最后的百米冲刺阶段。缘何听起来总不免和青年情侣往来传情联想起来的小小短信,竟在现代供应链管理中起到如此重要的作用?

订单交付中的运筹学问题

已故数学大师华罗庚曾在中国大力推行运筹学思想,其广为布道的一个例子是:在烧开水的同时,你也可以洗衣服,等水开了,衣服也洗好了;两件事同时做完,总时间最少。像烧开水和洗衣服这样能同时进行的事件称之为并行事件;而另一类事件,如烧开水和洗澡,必须烧好了水之后才能用热水洗澡,不能同时进行,称之为顺延事件。运筹学思想中,发现并行事件越多,就越能在同一时间内做更多的事情,效率就更高。

而在海尔订单交付的过程中,也存在同样的逻辑:产品按订单生产出来,首先有一个在途的过程,产品要从工厂运到海尔各地的工贸公司。海尔的工贸公司相当于一般企业的销售公司,工贸公司的作用除了吸引客户向海尔提交订单,还包括向客户交付订单和替客户暂时保存订单产品,有一个过渡型仓库的作用。

货到后接下来才是真正意义上的订单交付,即客户得到货到通知后,要开始整理自己的仓库、货架,同时准备相关接收单据,完成货物交接。如果排除客户故意延迟接收订单的情况,这一过程往往需要2到3天。

传统来说,在途和交付是两个顺延的事件,这意味着订单产品只有到了工贸公司,海尔业务代表才可能通知客户开始接收这批订单。而客户为接收订单进行准备的2到3天时间里,该未交付的订单就作为海尔的库存呆在工贸公司的仓库里。

“海尔短信的作用就是把这两个订单处理方面的顺延事件变成并行的事件。”海尔集团订单创新推进部部长王国亮说。

海尔的具体做法是:订单产品出厂时,由总部向工贸公司相关业务员即刻发出一个短信,告知货物在途,业务人员马上可以同时着手进行订单交付的前期准备工作;货物到达工贸公司后,由工贸公司立即通过局域网反馈给总部货物已到的信息,该信息再通过总部集中的短信平台以短信方式发送给业务员,由业务员立刻组织交货,避免货物在工贸公司的仓库中积压库存。由于业务员除了交付订单,还要发展其它客户的订单,“他们经常不在公司里面,以前货到了业务员却不知情的事情经常发生。”王国亮说。

而之所以使用短信,完全是因为短信使用的低成本和便利性。海尔工贸的员工也可以同时使用电脑终端或PDA登陆海尔的局域网来查询有关信息,但是,由于业务员经常在外面跑动,不可能经常有合适的条件登陆网络;另一方面,短信平台通过联结企业的ERP系统自动获取数据,主动将最新的信息在第一时间发给相关当事人,具有手动查询所不能比拟的及时性。

“一线的员工都反映短信系统给予他们交付订单以极大的帮助,”曾经到现场负责短信试点工作的海尔订单创新推进部韩建华说,“这种帮助直接体现为工贸公司的库存随着时间的推移在逐渐减少,而我们的最终目标是零库存,即将工贸公司所有的仓库全部消除。”

小平台后的大系统

企业使用短信平台进行信息发布至少留下以下问题需要进一步解释:第一,何以保证在订单产品出厂的第一时间内就将短信发给业务人员?第二,何以保证短信所包含内容的准确性?第三,短信发送充其量只是一种工具,何以保证业务人员在实际操作中充分利用这一工具?

如果孤立看待海尔短信实现订单交付冲刺的事例,难免容易给人造成错误的印象,而忽略了短信小平台后面的大系统。

“短信收发只是一个形式,背后是海尔以订单为中心的供应链管理系统。”周云杰解释。海尔2001年下半年完成的“海尔再造”工程重新组织了以订单为中心的生产流程,并建立了相应的信息化体系,被认为是海尔能很好利用短信发送信息的基础。每一个订单都包含订单型号、客户、业务代表三方面的信息,在提交订单的时候通过商流部门的CRM网络进入生产运营的ERP平台,保证与生产系统一一对应的关系,生产完成后又自动由ERP系统在第一时间将信息释放到商流部门的短信平台中,发送给业务代表。“海尔现在是严格做到100%按订单生产,这是严格进行信息化管理的前提。”周云杰说。

为了保证短信收发的准确性,周云杰特别强调了海尔物流部门目前正在推行的条码化系统对商流、生产等部门所起的支持作用。“如果说泰勒管理时代强调定额,全面质量管理时代强调定标准,信息时代的代名词就是定码。”周云杰说。海尔在接受订单之初,就将相关的人、物、信息进行编码,在生产和流通的各个环节对所处状态进行电子化的追踪和处理。然而,编码的手工操作不可避免将导致某种程度的误差,条码化操作能在相当程度上解决信息准确度的问题。目前,海尔订单中相当多一部分信息还是手动输入的,“但正在全面向条码化系统转型,”周云杰介绍。

而实际操作中海尔更是确定了对订单负责“责任到人”的基本制度。“比如海尔总部提供了短信这个平台,那么如何对这个平台更好的利用就是工贸公司业务人员的事情了。”周云杰说。在新的管理工具下,海尔也制定了相应的新的业务指标,如供货流程缩短的天数和库存减少的百分比都计算到人员基本的考核指标中“我们所做的一切都是围绕订单,我们的目标只有一个:怎样减少订单流转周期。”周云杰再次强调,“短信在供应链的最后环节恰巧给予我们这种帮助。”

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